Pembinaan Pengelolaan Arsip

Pembinaan pengelolaan arsip bagi pengelola arsip di sub unit Kapanewon dan Kalurahan  di Pendopo Kapanewon Ngemplak pada Kamis 14 Oktober 2021 berjalan lancar dengan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Sleman
Salah satu materi yang disampaikan dalam pembinaan kali ini yaitu terkait penyusutan arsip. Arsip inaktif pada dasarnya dapat disusutkan dengan kriteria dan ketentuan tertentu. Perkembangan volume arsip tiap tahun yang terus bertambah akan berdampak pada kebutuhan ruang penyimpanan, akan tetapi aset organisasi perlu tetap dijaga oleh karena itu perlu dilakukan penyusutan arsip. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara :
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
2. Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna.
3. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan daerah.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Sleman sendiri telah menerbitkan Jadwal Retensi Arsip untuk dokumen keuangan dan kepegawaian yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam pemusnahan berkas arsip.

Langkah – langkah pemusnahan arsip dapat diringkas sebagai berikut :

1. Pembentukan tim Panitia Penilai Arsip (PPA) yang diketuai oleh Pimpinan Perangkat Daerah.

2. Penilaian Arsip oleh PPA, PPA akan menyeleksi arsip untuk dimusnahkan dengan membuat daftar usul musnah dan akan dinilai oleh semua anggota PPA.

3. Arsip yang disetujui untuk dimusnahkan dibuatkan surat pertimbangan tertulis dilengkapi dengan notulen rapat PPA saat penilaian arsip.

4. Pimpinan pencipta arsip mengajukan  pemusnahan arsip kepada Bupati melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Sleman dengan lampiran SK PPA, daftar usul musnah, surat pertimbangan dan notulen PPA.

5. Setelah mendapat persetujuan Bupati maka Pimpinan pencipta arsip membuat penetapan /SK penyerahan arsip dan SK Pemusnahan arsip.

Diharapkan dengan pedoman pemusnahan arsip ini, pengelolaan arsip inaktif di Kapanewon maupun Kalurahan menjadi lebih efektif dan efisien. (Kontributor : Ade)

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Open chat